U kent ze vast ook. Ik ken er nog teveel. Mensen die (al dan niet opgelegd) op kantoor gebruik maken van een desktop e-mailclient, eentje die niet online staat. De bekendste software hiervoor is natuurlijk Outlook van Microsoft, maar er zijn er nog een paar. Grootste nadeel is dat al je e-mailberichten lokaal worden opgeslagen waardoor je computer steeds voller raakt en de interface geenszins uitnodigt even je tijd te pakken en misschien wel met wat lol een bericht te typen.

Op de een of andere manier is het voor deze mensen vaak ook net iets te ingewikkeld om hun e-mail mobiel te ontvangen, dan lenen ze hun toestel een middag uit aan ‘die handige jongen van IT’ om de hele boel in te stellen.

Als je klaar bent om 1998 achter je te laten, zie daar: Gmail.

Wereldwijd te ontvangen. Als je inlogt werkt het zelfs op een mobiele telefoon! Met de bekendste zoekmachine ter wereld geïntegreerd om je duizenden mailtjes door te ploegen. En, nu komt het: ook te koppelen aan je eigen domein! Je hoeft dus geen ‘@gmail.com’ te nemen om toch Gmail te gebruiken. Een gids hoe je dát instelt.

Voordelen van Gmail met je eigen domein (op werk of niet)

– E-mail zal nooit echt leuk meer worden, maar Gmail maakt het draaglijk. Een ‘houten’ thema of je nieuwste berichten doorschijnend over een palmboom gepresenteerd doet wonderen.

– Je kunt of alles heel netjes indelen met tags, of je laat alles juist op z’n beloop. Google deelt indien gewenst zelf het merendeel in op tabbladen voor ‘gewone’ berichten, automatische updates afkomstig van social media kanalen of reclame.

– De zoekmachine van Gmail is super goed.

– Je kunt ieder e-mailadres automatisch aan je contacten laten toevoegen. Ik doe dat niet want ik ben zeer zorgvuldig met m’n adressenboek, ik gebruik het immers ook als telefoonboek op m’n mobiel. Alles via Gmail.

– Prima integratie met Google Drive (voor het delen van wat grotere bijlages) en Calendar om afspraken in te plannen. Alles is ook weer heel makkelijk te delen binnen je organisatie (alle andere adressen binnen jouw ‘@bedrijfsnaam.nl’) of met externe contacten.

Ok, het stappenplan. Komt ‘ie.

Let op: deze service is niet gratis, het kost $5 per maand per gebruiker of $50 per jaar per gebruiker. Dit kan met een groot team of bedrijf dus in de papieren lopen. Het is wel goedkoper dan de gemiddelde Microsoft of IBM licentie.

1. Maak een account aan bij Google Apps for Work.

2. Vul al je bedrijfsgegevens in en klik op ‘Next’.

3. Klik op de eerste optie ‘Use a domain name I have already purchased’ en vul je domeinnaam in. Ik zou bijvoorbeeld ‘logfather.com’ doen.

4. Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in en rond de inschrijving af.

5. Je bent nu in het beheerdersconsole voor jouw organisatie, je hoeft alleen nog het domein te verifiëren. Klik hiervoor op ‘Verify Domain’.

6. Klik in de pop-up op ‘No’ want je wilt je e-mail niet door je domeinnaam-hostingprovider af laten handelen.

7. Vervolgens kun je een provider selecteren of kies voor ‘Other’.

8. Daarna volgen de verschillende verificatiemethoden. Je kunt een TXT of CNAME record aanmaken, hiervoor moet je toegang hebben tot de DNS instellingen van je domein, niet iedereen heeft dat. Alternatief kun je ervoor kiezen om een metatag toe te voegen aan je website, een HTML bestand te uploaden of om te koppelen via een reeds geverifieerd Google Analytics account.

9. Als je dat hebt gedaan kun je op ‘Verify’ klikken.

10. Vervolgens moet je MX records aanmaken met gegevens van de Google servers, deze zijn MX-waarden voor Google Apps terug te vinden. Dit doe je net als bij stap 8 in de DNS instellingen van jouw domein (vaak heb je een beheerpaneel bij de hostingprovider) of je vraagt het aan je hostingprovider.

Klaar!