Van miljoenen verslindende* IT-projecten bij de overheid naar de nieuwe WordPress website van de bakker op de hoek. Of die van Justin Bieber, Nicky Romero, de Bijenkorf of de intranetten van Bol.com en de Belastingdienst. WordPress is allang niet meer alleen het platform van de warme bakker.

Van projecten met honderden betrokkenen en een doorlooptijd van jaren naar websites of applicaties die door twee man in drie weken in elkaar worden geknald. Verschil zal er zijn, maar de punten waarop het mis kan gaan lijken veel op elkaar. Eén daarvan is – zoals eerder te lezen in deze prettige column – een gebrek aan kennis.

Dat gebrek aan kennis is gelukkig te overwinnen en steeds meer mensen doen dat. Dat hoeft niet door zelf een LOI-cursus programmeren te volgen, dat kan ook door in te zien dat er andere mensen zijn die hét al heel goed kunnen. Noem het professionals. Noem het experts.

* Niet alleen in Nederland natuurlijk: ‘The Secret Startup That Saved the Worst Website in America’ gaat over het redden van Healthcare.gov, de Amerikaanse overheidssite om mensen aan een zorgverzekering te helpen. Alleen het initiële login-systeem kostte al $250 miljoen…

Het is eigenlijk heel simpel. Of je hebt de expertise om een website te bouwen of je hebt dat niet. Als je het niet hebt, schakel je een expert in. Zoals je leidingen in je huis door een loodgieter laat leggen of de auto naar een garage brengt. Als je het niet zelf kunt, moet je, je er vooral niet teveel mee willen bemoeien.

Laatste zin uit dit krantenartikel: “Een kleiner bedrijf raad ik aan de websiteontwikkeling uit te besteden aan experts”.

Dat is ook zo’n simpele keuze. Is de website je core business? Doe het vooral zelf. Leer het zelf te doen. Het is te kostbaar om het uit te besteden. De loodgieter laat z’n eigen ketel ook niet door een andere loodgieter doen. Het is je product! Maar is dat het niet, ben jij die bakker of die loodgieter die een site nodig heeft, laat het door een pro doen! Ik dacht dat, dat een wel heel logisch advies was toen ik het opmerkte tegen het FD. Een open deur. Simple, stupid. Jammer genoeg is dat vaak de eerste misstap. Betrokkenen die weinig tot geen gevoel hebben met de techniek die ze inkopen. Zij zijn soms niet de eindgebruiker of verwachten dat het allemaal vanzelf gaat.

De gevolgen laten zich raden. Er ontstaat ontevredenheid over de duur van het project. Die loopt op omdat de vereisten steeds veranderen. Verwachting en realiteit liggen ver uit elkaar. Je zegt maandenlang tegen elkaar: “we zitten op 90%”. Het project duurt nu zo lang dat de betrokkenen wisselen. Er wordt toch een externe partij ingeschakeld voor een deel van de opdracht. Naar verloop van tijd weet niemand nog of het wel af gaat komen en als het dan af is, wat voor techniek er dan eigenlijk ligt.

Leuk verhaal…

Maar hoe zit het met die ‘lean website’?

Laten we aannemen dat je in ieder geval zo ver (of zo druk) bent dat is besloten samen te werken met experts. Aannemelijk is dat die op dit moment niet in de organisatie zitten (en dat is ook geen vereiste) dus er is gekozen voor een externe partij, een bureau.

In drie stappen leg je niet alleen de basis voor een succesvol project, maar werk je ook effectief en prettig samen! Geen overbodige luxe toch?

Advies

Voor jou: maak een vrijblijvend rondje. Over de grachten en door het land. Kijk ook online of zelfs in het buitenland. Samenwerken met mensen waar je geografisch mijlenver vandaan zit is wel voor gevorderden: het vergt veel geduld, excellente communicatie en je moet ‘jouw kindje’ volledig uit handen kunnen geven. Schrap dat laatste deel van de zin. Als je met een bureau aan de slag gaat moet je het project sowieso uit handen geven. Dat is letterlijk wat je gaat doen. Vertrouw op je keuze voor een partij en vertrouw er op dat zij de verantwoordelijkheid opeisen om een goed eindproduct op te leveren.

Het belangrijkste is nu dat je advies inwint bij mensen van gelijkwaardig kaliber die de klus voor jou gaan klaren. Schroom niet om verschillende disciplines (design, techniek, marketing) te verkennen, de beste mensen en de beste oplossingen komen niet altijd uit dezelfde, voorspelbare hoek.

Beperk je zelf tot het presenteren van jouw idee. Teveel in oplossingen praten helpt hier niet, daar is die ander zo goed in.

Voor de ingehuurde parter in crime (laten we ‘m expert noemen): eerlijk advies moet altijd de boventoon voeren. Je verliest of verwijst er weleens potentiële klanten mee maar dat is okay. Die klant was niet goed afgeweest, jij was niet goed voor die klant geweest. Bij Van Ons verkoop ik techniek op basis van WordPress. WordPress is een goed platform voor blogs en een heel scala aan andere type websites, maar er is betere software voor andere taken. De keuze voor een platform is soms ook afhankelijk van de wensen en het budget van de eindgebruiker.

Om te voorkomen dat je alle menselijke fantasieën en wensen in mensentaal op papier stelt (en dus per definitie de link met code kwijt bent) loont het om een kleine, technische demo uit te werken. Voor de klant en jezelf fijn. Of teken een ‘minimum viable product’ uit: dat waar moet het eindproduct minimaal aan voldoen om gebruikt (en dus getest) te kunnen worden.

Tussentijds opleveren van deelproducten kan ook goed werken omdat er niet één moment is op het eind waar de klant het totaalplaatje voor het eerst ziet.

Budget

Voor jou: je wensen en beschikbare budget moeten leiden tot een zo’n goed mogelijk eindproduct. Als mensen geen gevoel hebben bij de benodigde techniek doen ze best vaak het tegenovergestelde van wat logisch zou zijn: juist dan worden onnodig complexe en groteske technische bouwwerken op papier uitgedacht. Die verspilde moeite voorkom je door de expert zijn werk te laten doen. Je kunt dat uiteraard wel aanvullen met jóúw expertise (en dat kan soms kosten besparen)! De andere kant van de tafel weet alles van websites of e-commerce of marketing, maar jij bent meester van jouw domein.

Vaak gehoord: “If you pay peanuts, you get monkeys”.

Lees ook: ‘Opdrachtgevers, dit zijn 6 redenen om open te zijn over je budget’.

Voor de expert: het is handig om in een vroeg stadium De Vraag te stellen: “Wat is het beschikbare budget?”. Niet iedere klant wil dit (in een vroeg stadium) onthullen waardoor het mogelijk is dat je een uitgebreide offerte opstelt met een prijs die ver buiten budget ligt. Dat is jammer. Een uitgebreide offerte met een specificatie van de werkzaamheden en diensten die geleverd worden is sowieso slim, zo kan de klant een geïnformeerde keuze maken.

Aardig: maak heel duidelijk wat binnen de scope van het project valt en wat meerwerk is. Het kan zijn dat je uitloopt, trek dan op tijd aan de bel en geef weer duidelijk aan wat de impact op planning en kosten is.

© dilbert.com

Flexibiliteit

Voor jou: ga niet te overhaast aan de slag en eis geen oplevering op te korte termijn. Ook dat kan de expert goed inschatten. Zonder te zeggen dat een expert in alles de bovenliggende hand heeft, natuurlijk niet. Er zullen fouten gemaakt worden, vergissingen zijn, inschattingsfouten ook. “Plans are guesses”, is te lezen in het boek Rework en dat is waar. De mens is van nature niet zo heel goed in inschattingen maken en dat wetende moet je toch afspraken maken.

Als er dan toch wat misgaat (en er zal iets misgaan): chill. Haal adem. Morgen weer een dag. Je project is in handen van experts. Als iemand in staat is de klus te klaren dan zijn zij het.

Omdat op het web (en in webdesign) elke dag nieuwe technieken, nieuwe frameworks, nieuwe oplossingen, worden bedacht, is het tot op zekere hoogte pionierswerk. Er zijn 1001 oplossingen voor ieder probleem en ze werken allemaal net iets beter of slechter, afhankelijk van het doel. Jouw expert gaat z’n best doen voor je.

Voor de expert: je hebt vaker met dit bijltje gehakt. Je doet meer dan 100 (web)projecten per jaar. Verschillende klanten, verschillende wensen, andere en nieuwe technieken, andere samenstelling van het team, andere externe betrokkenen. In ‘web’ doe je weinig dingen meerdere keren op precies dezelfde wijze. Onafhankelijk van hoeveel projecten je onder je riem hebt zitten. Het A-Team zit er weleens naast. Ook Plan B kan falen. Vermijd Plan C-4, maar als de samenwerking stroef loopt of het eindproduct niet hoogstaand is, denk wel even goed na of je op het goede pad zit of dat je een stap terug doet en iets opnieuw moet bouwen.

Eindstand

Op deze manier zorg je ervoor dat projecten succesvol en prettig verlopen. Of het een eenmalig ding is of je voor langere tijd aan elkaar gecommitteerd bent, jullie excelleren. Geen situatie is nog te gek. De expert doet z’n expert dingen. Jij hebt de ruimte om je te focussen op de gebieden waar jij goed in bent.

In dit geval heb ik mijn domein – het web – gebruikt als rode draad. Dat is een divers werkgebied waar tekstschrijvers, ontwerpers, programmeurs, e-commerce, sales, marketing en communicatie samen komen. Best lastig om al die verschillende mensen samen te laten spannen om tot een goede site te komen! Niet elke schrijver is de maker van goede web content. Niet ieder design is geschikt als webdesign. Experts zijn dus wel handig en dát is niet alleen bij websites zo.