Als project manager werk ik elke dag met e-mail. Ik schat dat ik zo’n 80% van de tijd in m’n mailbox zit. Mails lezen, mails schrijven, mails zoeken om na te kijken wat iemand ook alweer precies had geschreven. Soms vind ik het best wel erg. Dat ik zoveel e-mail. Niemand groeit immers op met de wens “E-mail Manager” te worden.

En periodiek minder ik ook echt wel. Dan bedenk ik net op tijd dat in plaats van een spitsvondige e-mail schrijven, ik beter kan bellen. Dat gaat sneller en is persoonlijker.

Maar: e-mail is wel een top tool. Mits goed gebruikt! Veel mensen zijn niet zulke schrijvers, hebben moeite om effectief te communiceren. Als je dat beheerst is mail prima te doen.

3 tips om e-mail goed te doen en dragelijk te houden.

Hou het feitelijk

‘Boze e-mails’ zouden niet moeten bestaan. Het enige dat je overbrengt is irritatie, machteloosheid en zwakte. Precies zoals ook het geval bij een offline uitbarsting tijdens een ruzie.

Waarom heb je niet even gebeld? Waarom ben je niet naar diegene toegelopen? 100% garantie dat het een beter eindresultaat brengt dan de mail die je nu aan het typen bent.

Ook in normale berichten (die niet boos zijn) is het echt noodzakelijk om het feitelijk te houden. Gevoelens en “ik dacht XYZ” komen niet tot hun recht.

Hou het effectief

Gebruik e-mail voor instructies of om een afspraak te bevestigen. Om een paar vragen vooruit te sturen eventueel. Get to the point!

De andere kant wil ook effectief werken. Wil aan de slag met je wensen. Wil effectief kunnen reageren op jouw geordende vragen.

Zijn het meerdere vragen? Bullet points of genummerde vragen zijn wat killer, maar zo effectief! De andere kant? Die gaat precies die vragen allemaal netjes beantwoorden.

Eindstand: schrap zoveel mogelijk poespas. Elke bijzin kan weg.

Vraagt de situatie om gevoelens, bijzinnen, bijvoeglijke naamwoorden? Loop langs voor een praatje, of maak een afspraak.

Bonus tip: zorg ervoor dat je contactgegevens (tenminste je telefoonnummer) in je handtekening staat. Je e-mailadres is al bekend…

Gebruik Gmail

Denkt Gmail dat je een bijlage bent vergeten toe te voegen in een bericht waar je het wel over een bestand hebt? Dan krijg je een melding zodat je jezelf nog kunt corrigeren.

Heb je een ‘boze mail’ verzonden en bedenk je, je direct na het verzenden dat je geen eikel wilt zijn? Dan heb je een paar seconden de tijd om ‘m terug te halen.

Gmail helpt je effectief te communiceren door berichten in dezelfde discussie onder elkaar te gooien, als een chatsessie. Als je gesprekspartner off topic gaat, heb jij toch overzicht.

Heb je weleens een bijlage of een specifieke mail proberen terug te vinden in Outlook? Gebruik Gmail!

Bonus tip: met Boomerang kun je e-mailberichten automatisch op een moment naar keuze uitsturen. Ook kun je een herinnering ontvangen als je nog geen reactie op je bericht hebt ontvangen. 30-dagen gratis te proberen, daarna ben je aan slechts 10 berichten per maand gebonden of moet je een betaald abonnement afsluiten.